PM Software는 팀원 간의 노력을 조직화 시키고 해결할 과제를 지시할 수 있도록 고안되었다. 가장 핵심적인 특징이라 할 수 있는 것은, 프로젝트 스케쥴과 진행상황을 시각화(Visualizaiton) 시켜 보여준다는 것과 함께 수행할 과제를 구성하고 배정하는 것을 수월하게 한다는 점이다.
협업을 위한 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용할 때의 장점
● 팀원을 체계적으로 구성할 수 있고, 복잡한 일정관리를 세밀하게 진행할 수 있다
● 프로젝트 계획수립과 실행에서 팀웍과 협업을 향상 시킨다
● 진척도를 모니터링하고 현실적이고 정확한 기준들을 세팅함으로써 팀원들의 역할과 책임을 유지할 수 있다
● 팀 커뮤니케이션, 팀 의식, 팀 효율성을 향상 시킨다
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Wrike에서 조사한 바에 따르면, 설문 참여 기업의 77%가 PM Software를 사용하고 있으며 특히, 고성과 기업의 경우에는 87%가 PM Software를 사용하고 있다. 그리고, 76%는 사용 중인 PM Software에 대해 매우 만족 혹은 만족하고 있다.
협업을 지원하는 PM Software는 종류가 매우 다양하기 때문에 비즈니스와 프로젝트의 특성을 고려하여 선택해야 한다. 모든 팀원이 프로젝트 관리 소프트웨어(시스템)을 효과적으로 활용하고 성과에 기여할 수 있도록 도와주는 10가지 팁을 제시한다.
1. 조직 특성과 규모, 그리고 예산에 적합한 프로젝트 관리 시스템을 찾는다
2. 팀원이 장소에 상관없이 접근할 수 있도록 모바일에 최적화될 플랫폼을 생각한다
3. 사용하는 중요한 다른 애플리케이션과 통합할 수 있는지도 알아본다
4. 프로젝트 관리 프로세스 전체를 대체해주는 것은 아니므로 PM Software 도입시에는 데이타 획득과 관리, 의사결정 지원, 보고와 그래픽 지원 이라는 현실적인 효과를 생각한다
5. 소프트웨어 도입, 팀원 대상 교육, 구매 결정할 의사결정권자 설득 등을 지원해 줄 후원자를 찾는다
6. 점진적으로 도입하고 사용 대상자 모두에게는 적절한 교육을 한다
7. 프로젝트 관리 프로세스를 사전에 규정한다
8. 일단 도입을 결정하면 모두가 해당 PM Software만을 사용하도록 강하게 관리한다
9. PM Software를 이용해서 비용과 생산성을 추적한다
10. 벤더와 자주 연락하고 성공사례 조사 등을 하면서 관계자들의 도움을 적극적으로 이끌어낸다.
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